Lees hier de ervaringen van de bestuursleden

Maandag 02-03-2020

Stukafest Utrecht 2020 was een groot succes! Het jaar is voorbij gevlogen en we zijn nu alweer opzoek naar een nieuw bestuur… Het gaat om de functies: Voorzitter, Secretaris-Acquisiteur, Penningmeester, Programmeur, PR-coördinator en Locatiecoördinator. Wil je meer weten of heb je vragen? Mail dan naar utrecht@stukafest.nl of kom naar onze interesseborrel maandag 23 maart van 19:00-21:00 in Café Hofman. Aanmelden kan hier of via de mail, dan versturen wij de informatie over de te versturen motivatiebrief. Aanmelden kan tot 1 april.

In dit bericht zullen de aankomende dagen de bestuursleden hun ervaringen van hun functie en bestuursjaar met jullie delen.

We beginnen met Annet, onze Locatiecoördinator:

Hello!

Ik ben Annet en ik heb dit jaar de nobele taak van locatie- en vrijwilligerscoördinator mogen vervullen binnen het Stukafest bestuur! Op mijn stalen ros ben ik heel Utrecht doorgefietst om bij tientallen huizen binnen te gluren op zoek naar de twintig beste festivalkamers. Toen de kamers rond waren kon het regelwerk beginnen: ik heb een lamme duim van het tikken van draaiboeken en roosters van het appen en mailen met onze huiseigenaren. Om deze toffe vrijwilligers te bedanken ben ik met sponsoren in gesprek geweest om leuke cadeautjes voor ze te regelen. Om de avond vlekkeloos te laten verlopen heb ik me beziggehouden met werving van vrijwilligers en fotografen. Door het jaar heen onderhoud ik goed contact met alle vrijwilligers om van iedereen persoonlijk op de hoogte te blijven, te zorgen dat iedereen zich gezien en gewaardeerd voelt en om problemen zo snel mogelijk op te kunnen lossen. Ik vond mijn bestuursjaar heel tof, mede omdat ik veel sociale skills heb kunnen inzetten en verder heb kunnen ontwikkelen, zowel binnen mijn functie als binnen het Stukafest-team!

 

Dan Eline, onze Programmeur:

Als programmeur was ik dit jaar verantwoordelijk voor alle artiesten die op Stukafest Utrecht stonden. Ik ging over zowel het boeken van artiesten als het contact tussen de artiesten en Stukafest. Afgelopen jaar waren dit 23 acts : 20 acts in de kamers en 3 artiesten voor de afterparty (Stukanacht).

Ik heb ongeveer 3 fases doorlopen als programmeur van Stukafest. De eerste fase was ik druk bezig met oriënteren. Hier komen vragen bij kijken als: welke artiesten wil ik boeken? Wat past bij ons publiek? Om deze vragen te beantwoorden bezocht ik zo veel mogelijk voorstellingen. Hier kan jij als aanstaande programmeur nu al mee beginnen!

De tweede fase ging ik artiesten contacteren. Hier kwam soms wat onderhandeling bij  kijken om op een gage uit te komen waar beide partijen tevreden mee waren. Ook heb ik in deze fase veel mensen moeten afwijzen. Dit was een spannende (en leuke!) fase; ik heb knopen doorgehakt en het programma definitief gemaakt.

De laatste fase ging ik afronden. Als toekomstige programmeur heb je als het goed is alle artiesten begin december al geboekt. Deze tijd daarna gebruik je voor contracten maken en ervoor zorgen dat het contact goed is. Hier ga je vooral héél véél mailen en de puntjes op de i zetten.

Voor je het weet is het alweer februari en kan je genieten van een festival dat toch een beetje als je kindje voelt: jij was verantwoordelijk voor alle artiesten: super tof! Ik kijk er op terug als een heel mooie ervaring en zou het iedereen aanraden. Als je vragen hebt, stuur me vooral een DM!

 

Nu de beurt aan Marthe, onze PR-coördinator, om wat te vertellen over haar bestuursjaar:

Ik mocht dit jaar de PR-coördinator zijn van Stukafest Utrecht wat ik ontzettend leuk vond om te doen! Als PR denk je na over de vormgeving van Stukafest Utrecht, posters, flyers, templates, programmaboekjes noem het maar op. Je hebt bepaalde richtlijnen, denk aan kleur en lettertype, die je mag gebruiken, verder heb je veel vrijheid om er zelf iets leuks van te maken. Je beheert de Instagrampagina, website en Facebookpagina, benadert de pers en verstuurd nieuwsbrieven. Samen met de Programmeur denk je na over hoe je de artiesten wilt aankondigen en vraagt de artiesten om foto’s en promotekstjes. Ook zorg je dat de informatie van artiesten goed te vinden is in de ticketshop en op de website. Daarnaast denk je samen met de Acquisiteur na over sponsoren en sponsoracties. Het is een gevarieerde functie die ik met veel plezier in heb mogen vullen. Toen ik begon had ik het programma Photoshop nog nooit echt gezien. Ik gebruik zelf het programma Pixelmator en voor je het weet heb je door hoe je vette plaatjes kan maken. Aan het eind van het jaar zal je laptop volstaan met ontwerpen, plaatjes, logo’s en foto’s en kan je binnen no time een mooi plaatje maken. Met de functie als PR-coördinator leer je ontwerpen, creatief te zijn én communicatief te zijn. Je bent natuurlijk ook de woordvoerder van Stukafest Utrecht. Ik heb erg veel plezier gehad afgelopen jaar met mijn functie en mijn bestuursgenootjes en raad iedereen ten zeerste aan om zich aan te melden!

Dan nu, Daantje:

Samen met de voorzitter schreef ik het grootste deel van het projectplan. Dit was leuk omdat je meteen moet nadenken over de doelstellingen en visie van deze editie van festival en hierom meteen enthousiast begint. Daarna heb ik de fondsaanvragen gedaan. Dit gaf (uiteindelijk) voldoening omdat ik het gevoel had echt iets nieuws te hebben geleerd en het geld natuurlijk nodig was om het festival te organiseren. Mijn werkzaamheden als acquisiteur gaven me ook meer inzicht in hoe en waarom (non-profit) projecten in de culturele sector gefinancierd worden en ik vond zo’n inkijkje best interessant. Verder vond ik het leuk aan deze functie dat je samen met bestuursgenoen echt stappen kunt zetten op het gebied van sponsoring. Zo werkten we dit jaar voor het eerst samen met vandeStreek, De Helling en Stayokay. Tot slot notuleer je bij vergaderingen en zie je alle mailtjes voorbij komen, waardoor je altijd weet waar de rest van het bestuur mee bezig is.

Voorzitter Emma:

Wat was dit een supertof jaar! Het was ontzettend bijzonder om op eigen houtje met een klein, supergezellig team een festival te organiseren. Kers op de taart is toch wel echt dat we dit jaar voor het eerst zowel het festival als de afterparty uitverkocht hebben, daar ben ik heel erg trots op.

Als voorzitter heb je te maken met alle aspecten van de organisatie van het festival, en sta je het meest in contact met je hele bestuur. Het leuke eraan is dat je alles langzaam ziet ontwikkelen tot het in elkaar valt en het zover is. Het is als voorzitter vooral heel belangrijk om alert te zijn, zowel in de vergaderingen als door het jaar heen, over alle details die geregeld moeten worden. In mijn ervaring gaat dat ook wel een beetje vanzelf, omdat je als voorzitter een grote verantwoordelijkheid voelt. Natuurlijk deel je die wel ook met de rest van je team en kan je ook zeker op hun bouwen. Dat brengt me meteen op nog een taak als voorzitter: Zorgen dat jullie het allemaal samen doen!

Als laatste is Nora onze Penningmeester aan de beurt:

Afgelopen jaar heb ik mij ingezet als penningmeester voor Stukafest Utrecht. Ik heb met mijn bestuur ontzettend veel plezier gehad in het toewerken naar het festival. Aan mij was de taak om alle plannen die wij samen maakte financieel mogelijk te maken. Dat was soms best uitdagend, en heb veel hoogte en dieptepunten gehad. Soms moest ik nee zeggen tegen nieuwe plannen maar tegelijkertijd voelde soms ook als vrijparkeren bij monopoly als we dan weer inkomsten hadden (rare vergelijking maar hé).

Als penningmeester van Stukafest Utrecht maak jij alle plannen die jullie samen als bestuur maken mogelijk. Zonder jou is er geen festival. Super belangrijk dus!  Als penningmeester maak je een begroting waarna je samen met de acquisitseur fondsen en samenwerking zoekt die passen bij jullie plannen. Daarnaast deel je de budgetten uit voor de programmeur en marketing en maak je op het eind van het festival de afrekening.

 

IMG_1687

Stukafest wordt mede mogelijk gemaakt door