Board function descriptions

Vrijdag 02-04-2021

Are you interested in joining the board of Stukafest Nijmegen 2022 but you may not exactly know what our functions mean? Don’t worry, we have put it all in one list for you!

Voorzitter
Als voorzitter ben je het gezicht van Stukafest Nijmegen. Je stuurt jouw team aan, maakt planningen, bewaart het overzicht en zorgt ervoor dat alles soepel verloopt. Je bent van alles op de hoogte wat er binnen de organisatie gebeurt. Jij zorgt ervoor dat belangrijke discussies worden gevoerd en hakt knopen door. Daarnaast ondersteun je jouw bestuursleden waar dit nodig is. Als voorzitter ben je het gehele jaar bezig. De zwaartepunten liggen met name aan het begin van het jaar bij het schrijven van het projectplan en tijdens en rondom het festival zelf in februari.
Werklast: +/- 15 uur per week. Gedurende het hele jaar ben je met deze functie bezig.

As chair of the board, you are the face of Stukafest Nijmegen. You will guide your team, make agendas and schedules, keep the overview on everything that your board is doing, and make sure it all goes smoothly. You are informed on everything that happens within your organization. You direct important discussions and decide on important matters. You will also support your board members whenever you need to. Throughout the entire year, you will be indispensable.

Workload: +/-  15 hours a week. The busiest time of year will be at the beginning of the year when writing your policy plan, and during the festival itself in February.

Secretaris
De secretaris is net als de voorzitter vaak op de hoogte van alles wat er gebeurt binnen de organisatie. Jij beheert de mail, bent op de hoogte van belangrijke documenten voor de organisatie en notuleert bij vergaderingen. Daarnaast beheer jij de belangrijkste officiële documenten van de organisatie en houd je je bezig met administratief werk, zoals privacy-documenten en het Huishoudelijk Reglement.
Werklast: +/- 10 uur per week. Gedurende het hele jaar ben je met deze functie bezig.

The secretary is, just like the chair, in the loop on everything that happens within the organization. You manage the email of Stukafest Nijmegen, know where to find all important documents regarding Stukafest Nijmegen and take notes during meetings. Next to that, you will be in charge of all important official documents of the organization and do some administrative work, such as making up privacy documents and writing the rules of procedure (HR).

Workload: +/- 10 hours a week.

Penningmeester
Als penningmeester beheer jij de geldstromen van Stukafest Nijmegen. Je maakt aan het begin van het jaar een begroting, waarbij je een schatting maakt van kosten en baten van het komende jaar. Daarnaast ontvang jij de facturen van alle externe partijen gedurende het jaar en zorg jij ervoor dat deze betaald worden. Met deze functie ben je vooral bezig met puzzelen en rekenen.
Werklast: +/- 15 uur per week. Gedurende het hele jaar ben je met deze functie bezig. De zwaartepunten voor de penningmeester liggen aan het begin van het bestuursjaar bij het maken van een begroting, en na februari in verband met het uitbetalen van de artiesten, het maken van de eindafrekening en het schrijven van het financieel jaarverslag.

As treasurer you will manage the money flow of Sukafest Nijmegen. At the beginning of the year you will make a budget plan, in which you will make an estimate of the costs and benefits of the upcoming year. You will receive invoices and billings from external parties during the year and make sure they get paid. As a treasurer, you will mainly focussing on piecing together the budget and calculating.

Workload: +/- 15 hours a week. The busiest times of the year are at the beginning of the board year when making a budget plan, and in February/March, right after the festival.

Acquisiteur
Zonder geld geen festival, en zonder acquisiteur geen geld. Als acquisiteur werk je nauw samen met de penningmeester, want op basis van de begroting van de penningmeester weet jij hoeveel geld jij moet verzorgen. Belangrijke taken voor de acquisiteur zijn het aanschrijven van fondsen en subsidieverstrekkers, contact opnemen met sponsoren en contact onderhouden met de verschillende samenwerkingspartners. Je kunt een sponsorpakket samenstellen voor partners, maar bent ook vrij om na te denken over ludieke vormen van acquisitie.
Werklast: +/- 10 uur per week. Met name vanaf juli t/m november hiermee bezig. Na het festival enkele afrondingen.

No money, no festival, and no acquisitor, no money. As the acquisitor of Stukafest Nijmegen, you will tightly work together with the treasurer, because you will know how much money to retrieve from external parties based on the budget plan. Important tasks for the acquistor are writing to subsidiary funds, have contact with potential sponsors and maintain contact with multiple partners. You can set up a sponsor package for partners, but you are also free to think of other forms of acquisition.

Workload: +/- 10 hours week. The busiest time of the year will be from July through November.

PR-Online
Als PR-online hou jij je bezig met de sociale media van Stukafest Nijmegen, zoals de website, Facebook, Instagram en de ticketshop (ikbenaanwezig). Jij beheert welke teksten, foto’s en video’s op welk moment online gezet worden en gaat over online promoties. Jij kent je medestudenten en weet wat hen aantrekt op de sociale media. Samen met de PR-offline ontwerp je de huisstijl en denk je na over ludieke promotie-acties, zoals winacties.
Werklast: +/- 10-15 uur per week. Werklast per week verschillend en ligt aan hoeveel ervaring je hebt met design-programma’s (Photoshop, InDesign) en de verschillende sociale media.

As PR-Online, you are the one who manages the social media of Stukafest Nijmegen, think of our website, Facebook, Instagram and the ticketshop (ikbenaanwezig). You decide on the texts, which photo’s / video’s are put online and when: you’re the one in control of our online promotion. You know you fellow students and what they like on social media. Together with PR Offline, you will design the ‘house style’ and think about extra promo.

Workload: +/-  10-15 hours a week. Workload differs each week and depends on your graphic design skills (Photoshop, InDesign) and you’re social media expertise.

PR-Offline
Als PR-offline houdt jij je voornamelijk bezig met het ontwerpen van de posters en programmaboekjes. Hoewel je nog niet precies hoeft te weten hoe je hiermee moet werken, is affiniteit met programma’s als Photoshop en InDesign een must. Samen met de PR-online ontwerp je de huisstijl van Stukafest Nijmegen en denk je na over ludieke promotie-acties, zoals winacties. Daarnaast ben jij verantwoordelijk voor het aanschrijven en informeren van de (lokale) pers en heb jij het contact met fotografen die foto’s maken tijdens het festival.
Werklast: +/- 10-15 uur per week. Werklast per week verschillend en ligt aan hoeveel ervaring je hebt met design-programma’s (Photoshop, InDesign).

As PR-Offline you will be mainly busy with the design of the posters and programme leaflets. You don’t have to know exactly how graphic design programs work, but being familiar with Photoshop or InDesign is convenient. Together with PR-Online you will design the ‘house style’ of Stukafest Nijmegen and think about extra promotional material. In addition, you’re the one who’s responsible for arranging the press and photographers during (and before) the festival.

Workload: +/- 10- 15 hours  a week. Workload differs each week and depends on your graphic design skills (Photoshop, InDesign).

Programmeur
De naam zegt het al: als programmeur ga jij over het programma van Stukafest Nijmegen. Je hebt een brede interesse voor de verschillende culturele disciplines, vindt het leuk om acts te scouten en bent niet bang om met artiesten te onderhandelen over de gage/het honorarium. Het is belangrijk om gedurende het hele festivalseizoen (maar ook daarna) naar verschillende festivals en optredens te gaan kijken en een lijst bij te houden van mogelijke acts voor Stukafest Nijmegen. Daarna neem je contact op met de artiesten die jij graag op Stukafest Nijmegen zou zien. De uitdaging hierbij is om een gevarieerd en kwalitatief hoogstaand programma neer te zetten, dat past bij het karakter van Stukafest.
Werklast: +/- 15 uur per week. Vanaf juli t/m december met name bezig met acts bezoeken en contact leggen, dus in deze periode het drukst.

The name already says it: you’re the one who decides on the programme of Stukafest Nijmegen. You have a broad interest in the different cultural disciplines and like to scout for potential acts. You’re not afraid of negotiating with the artists about their fee. It is important to go to festivals during the festival season (and afterwards), so you can already check out acts and keep a list of potential acts for Stukafest Nijmegen. You will contact the artists that you want to see. The challenge is to make sure the programme is of high quality and as diverse as possible, but also fits Stukafest.

Workload: +/-  15 hours a week. From July till December, you will be busy with visiting acts and approaching them: this will be the busiest period.

locatiecoördinator
Als kamercoördinator ben jij de spil in het web met betrekking tot alles wat te maken heeft met de studentenkamers van het festival. Jij gaat op zoek naar kamers en kamerhosts, onderhoudt hiermee het contact en verzorgt alle belangrijke informatie. Je gaat bij alle kamers langs zodat je een beeld krijgt van de ruimte en om de kamerhosts te leren kennen. Vervolgens ga je samen met de programmeur en productiecoördinator puzzelen om in iedere kamer een toffe act neer te zetten. Daarnaast heb jij het overzicht van wat er in iedere kamer nodig is, bijvoorbeeld programmaboekjes en brandblussers en zorg jij ervoor dat deze spullen in de kamers terecht komen. Met deze functie ben je met name bezig met communicatie: je vindt het leuk om mensen enthousiast te maken om kamerhost te worden, weet welke informatie belangrijk is en op welke manier je dit het beste kunt verstrekken en overlegt veel met de programmeur en productiecoördinator.
Werklast: +/- 15 uur per week. Vanaf het moment van kamerhosts zoeken tot en met Stukafest ben je veelal telefonisch bereikbaar. Werklast per week is verschillend.

As room coordinator you will focus on everything related to the student rooms during the festival. You will look for the rooms and the roomhosts. You’re the one who will keep in touch with the roomhosts and make sure they’re aware of all the important information. You will visit each room in order to know what the rooms look like and how you can use the space. Of course this is also necessary, so you can get to know the roomhosts. Together with the booker and production coordinator you will decide which act will be in which room. You’re able to keep a good overview of what is needed in the rooms (e.g. programme leaflets, fire extinguishers) and make sure everything is at the right room. Good communication is key, for this position: you like to make people enthusiastic about becoming a roomhost, know which information is important for them and how you provide them with this information. You will also be working a lot with the booker and production coordinator.

Workload: +/- 10 hours a week. You have to be reachable by phone from the moment you’re looking for roomhosts till the festival. Workload differs each week.

Productiecoördinator
Als productiecoördinator heb je een veelzijdige taak: je bent op de hoogte van alles wat met techniek te maken heeft en bent eindverantwoordelijke voor het eindfeest.
Op basis van de technische rider van een act, beoordeel jij samen met de programmeur of je de benodigde techniek kunt regelen en of het binnen het karakter van Stukafest past. Het is daarom fijn als je affiniteit hebt met geluidstechniek. Daarnaast bespreek je samen met de kamercoördinator en programmeur welke act het beste in welke kamer past. Het is dus jouw taak om de tofste afterparty neer te zetten. Je gaat op zoek naar een geschikte locatie, boekt toffe acts en zorgt ervoor dat alles soepel verloopt. Je bent dus een spin in het web: je werkt met je gehele commissie samen maar ook veel met externe partijen.
Werklast: +/- 15 uur per week. Zwaartepunt ligt vanaf eind november/december t/m de dag na Stukafest.

Being the production coordinator is a versatile job: you’re up-to-date with everything concerning technique and responsible for the afterparty.

Based on the technical riders of the acts, you will decide together with the booker which technical equipment is needed, whether it is possible to get the equipment and if it fits Stukafest. Therefore it would be nice if you are already familiar with sound engineering. Together with the room coordinator and booker, you will decide which act will be in which room. In addition, it is also your job to organize a smashing afterparty. You’re going to look for the perfect location, book awesome acts and make sure nothing goes wrong the evening itself. You work with the whole board together, but also with a lot of external partners.

Workload: +/- 15 hours a week. End of November/December till the day after Stukafest is the busiest period.

Ben je nou enthousiast geworden na het lezen van al deze functies en heb je vragen of wil je een praatje maken met het huidige bestuur? Stuur dan een berichtje via onze socials of mail naar nijmegen@stukafest.nl Solliciteren kan t/m 24 april

Did you get excited after reading all these positions and do have any questions or want to talk to the current board? Send a message via our socials or send an email to nijmegen@stukafest.nl. Application is due on arpil 24th

Stukafest wordt mede mogelijk gemaakt door